대학 동아리 지출결의서 쓰는 법

동아리 지원금을 받았다면 학기 말에 지출결의서를 내야 합니다. 처음 총무를 맡으면 “이걸 왜 또 쓰지, 영수증 냈는데” 싶은데, 둘은 역할이 다릅니다.

• 영수증 = 가게가 발행한 거래 증빙. 돈이 나갔다는 사실.
• 지출결의서 = 그 지출이 동아리 예산에서 나가는 게 타당하다고 동아리가 스스로 결재한 문서. 나갈 만해서 나갔다는 판단.

지원금을 주는 쪽(동아리연합회·총학생회·학교)은 두 번째가 없으면 돈이 제대로 쓰였는지 확인할 수 없습니다. 그래서 둘 다 요구합니다.

반드시 들어가는 항목

제출처마다 양식이 다르지만, 아래 항목은 거의 모든 양식에 공통으로 있습니다.

흔한 반려 사유

총무가 처음 쓸 때 걸리는 것들입니다. 대부분 내용이 틀려서가 아니라 형식 때문에 반려됩니다.

1. 결재란이 비어 있음 — 내용이 완벽해도 도장이나 서명이 없으면 결재된 문서가 아닙니다.
2. 지출일과 영수증 날짜 불일치 — 결의서를 몰아서 쓰다가 작성일을 지출일에 적는 실수.
3. 목적이 안 보이는 항목명 — “식비 8만원”만 있으면 무슨 활동인지 알 수 없어 되돌아옵니다.
4. 개인 계좌 결제 — 인정은 되지만 “누가 대신 냈고 언제 정산받았는지”를 추가로 요구받습니다.
5. 예산 항목과 다른 지출 — 신청할 때 “물품비”로 받아놓고 식비로 쓰면 대부분 막힙니다.
6. 영수증 원본 누락 — 사진만 제출 가능한 곳도 있지만, 원본을 요구하는 학교가 여전히 많습니다.

손으로 만드는 방법

특별한 도구 없이도 됩니다.

1. 제출처(동아리연합회·총학생회) 홈페이지나 담당자에게 공식 양식을 먼저 받습니다. 양식이 정해져 있으면 직접 만든 문서는 받아주지 않습니다.
2. 양식이 따로 없으면 한글(HWP)이나 워드로 위 표의 항목을 넣어 만듭니다.
3. 영수증은 A4에 날짜순으로 붙이고, 결의서의 항목 번호와 영수증 번호를 맞춥니다.
4. 지출이 생길 때마다 그때그때 적어둡니다. 학기 말에 몰아서 하면 영수증이 사라지고 무엇을 왜 샀는지 기억이 안 납니다. 이게 총무가 밤을 새우는 진짜 이유입니다.

가장 큰 시간 낭비는 문서 작성이 아니라 “재구성”입니다. 3개월 전 영수증을 놓고 이게 무슨 지출이었는지 되짚는 일. 그래서 기록은 문서보다 먼저입니다.

동글에서는

동글은 대학생 동아리 앱입니다. 회계 부분은 위 문제를 이렇게 처리합니다.

• 영수증 사진을 찍으면 금액·날짜·상호를 읽어 지출 항목으로 자동 입력합니다. 나중에 되짚을 필요가 없도록, 지출이 생긴 그 자리에서 기록이 남습니다.
• 지출결의서 PDF를 앱에서 바로 만듭니다. 결재란과 증빙 목록이 포함된 형식입니다.
• 기간을 고르면 기간 결산서까지 한 번에 나옵니다.
• 활동이 쌓이면 동아리 활동보고서와 개인 활동증명서도 PDF로 내려받을 수 있습니다.

⚠️ 제출처가 지정한 공식 양식이 있으면 그 양식이 우선입니다. 동글이 만드는 건 일반적인 형식이라, 학교가 고유 양식을 요구하면 거기에 맞춰 옮겨 적어야 합니다.

또 하나 — 동글은 돈을 움직이지 않습니다. 송금·결제 기능이 없고, 기록과 서류만 만듭니다. 실제 송금은 각자 은행 앱에서 합니다.

자주 묻는 것