동아리 회비 관리하는 법

회비 걷기가 힘든 이유는 금액 계산이 어려워서가 아닙니다. 누가 냈는지 확인하는 일과 안 낸 사람에게 말하는 일, 이 두 가지가 총무를 지치게 합니다.

문제 1 — 입금자명이 안 맞는다

통장 거래내역에 찍히는 이름은 보낸 사람 계좌의 예금주입니다. 그래서:

• 부모님 계좌로 보내면 부모님 이름이 찍힙니다
• 회사 계좌·법인 계좌를 쓰면 회사 이름이 찍힙니다
• 카카오페이·토스로 보내면 서비스에 따라 표기가 달라집니다
• 동명이인이 두 명이면 둘 중 누가 낸 건지 알 수 없습니다

부원이 30명이면 이 중 서너 명은 반드시 안 맞습니다. 그리고 그 서너 명을 찾아내는 데 전체 대조 시간의 절반이 들어갑니다.

줄이는 방법

1. 회비를 걷기 전에 공지합니다. “입금자명은 본인 이름으로 부탁드립니다.”
2. 그래도 다르게 보낼 사람은 미리 알려달라고 합니다. 사후에 찾는 것보다 사전에 받는 게 압도적으로 빠릅니다.
3. 그 예외를 별도 목록으로 관리합니다. (예: 김민수 → 김영희(모))
4. 금액에 개인 식별용 끝자리를 붙이는 방법(예: 30,001원)도 쓰이지만, 부원이 헷갈리고 회계가 지저분해져서 권하지 않습니다.

문제 2 — 미납 독촉이 감정 노동이다

같은 동아리 친구에게 돈 얘기를 하는 건 불편합니다. 그래서 총무가 미루고, 미루다가 학기 말에 몰아서 하고, 그 사이 회계가 막힙니다.

부담을 줄이는 순서

1. 기한을 처음부터 못박습니다. “이번 주까지”가 아니라 “9월 20일(금)까지”.
2. 1차는 전체 공지로, 이름 없이. “현재 미납 4명입니다. 20일까지 부탁드려요.” 이름을 부르지 않으면 지목당한 느낌이 없고, 대개 여기서 절반이 냅니다.
3. 2차는 기한이 지난 뒤 개별로. 이때는 이름을 불러도 명분이 있습니다.
4. 면제·유예는 기록에 남깁니다. 구두로만 봐주면 나중에 “쟤는 왜 안 내?”가 나옵니다.

이 방식이 성립하려면 미납자 목록이 정확해야 합니다. 목록이 틀리면 낸 사람에게 독촉이 가고, 그 한 번으로 신뢰가 무너집니다.

엑셀로 하는 방법

1. 시트에 이름 / 학번 / 납부 여부 / 입금일 / 입금자명 / 비고 열을 만듭니다.
2. 은행 앱에서 거래내역을 엑셀로 내려받습니다. 대부분의 은행이 지원합니다. 눈으로 훑지 말고 파일로 받는 게 핵심입니다.
3. VLOOKUP이나 XLOOKUP으로 입금자명을 부원 명단과 맞춥니다.
4. 안 맞는 행만 남으면 그것만 손으로 확인합니다.
5. 면제·유예는 별도 열로 구분합니다. 미납과 섞으면 나중에 구분이 안 됩니다.

엑셀로도 충분히 됩니다. 다만 시트를 총무 개인 노트북에 두면 인수인계 때 사라집니다. 공유 드라이브에 두고 다음 총무에게 넘길 수 있게 하세요. 매년 처음부터 다시 만드는 게 동아리 회계의 가장 큰 낭비입니다.

동글에서는

동글은 위 과정을 앱 안에서 처리합니다.

• 거래내역 파일을 올리면 납부자를 자동 대조합니다. 은행에서 받은 파일을 그대로 올리면 부원 명단과 맞춰 누가 냈는지 표시됩니다.
• 입금자명이 다른 사람은 별칭으로 등록해 둘 수 있어, 다음 학기부터는 자동으로 맞습니다.
• 미납자 일괄 독촉을 앱 알림으로 보냅니다. 개인 DM을 한 명씩 쓸 필요가 없습니다.
• 면제 처리가 미납과 구분되어 기록됩니다.
• 회장·총무가 바뀌어도 기록이 동아리에 남습니다. 개인 노트북에 있지 않습니다.

⚠️ 동글은 송금 기능이 없습니다. 회비 계좌는 쓰던 계좌를 그대로 쓰고, 앱은 기록과 대조만 합니다. 돈은 한 푼도 앱을 지나가지 않습니다.

자주 묻는 것